En realidad es indiscutible la importancia de crear, gestionar y administrar documentos estructurados en cualquier organización, más aún cuando ello redunda a la hora de recuperarlos, pues se garantiza su acceso a los mismos y por ende a la información que contienen, en otras palabras, el mayor beneficiado es el Usuario en tanto satisface su necesidad de información de manera eficaz.
A la luz de lo anterior, a nivel organizacional se debe crear, promover y quizás implantar el manejo de documentos estructurados dado que ello facilitaría la utilización de interfaces o aplicativos de software para su gestión así como su navegación o búsqueda, pues no se limitaría a realizarla sobre el contenido sino también sobre la misma estructura.
Adicionalmente, la estructura proporciona elementos claramente identificables que se podrían procesar, reconocer, extraer, etc. generando índices y metadatos, minimizando el tiempo de recuperación de los mismos. De allí también la relevancia de la aplicación y uso de lenguajes de marcado adecuados. Así por ejemplo, si una entidad tiene sus documentos estructurados, podría realizar cualquier cambio que afecte a todos sin necesidad de ir a cada documento y modificarlo independientemente.
FUENTES:
Taller 1, asignatura Recuperación de Información del Programa de Sistemas de Información de la Universidad de La Salle
Los Documentos de Texto y su Estructura. [Material de clase]. Moodle, 2011.
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